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您是否發現自己在奇怪的時間回覆電郵,又不明白團隊成員為何從不停止工作模式?Priya Sunil促請不要墜入這個「以防萬一」的陷阱。

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“We need to do a better job of putting ourselves higher on our own ‘to-do’ list.”「我們應更努力,把自己放在『待辦事項』清單之上。」

美國前第一夫人米歇爾·奧巴馬(Michelle Obama)的這句名言,令我和身邊的人深有感觸。在現今遙距工作時代,員工在同一空間工作、睡眠、娛樂和生活,即使辦公時間早已結束,但要完全放下工作比以往更困難,並因此令我們忘記優先顧及自己的時間和需求。

研究稱這種現象為「永遠在線」效應,這種效應已令世界各地的員工筋疲力竭。而令人不快的問題是,為何會出現這種現象?尤其是許多企業和領袖終於願意推動工作與生活和諧的時候?

FLSmidth亞洲區人力資源主管George Xavier給出答案:「我稱之為『以防萬一』現象,這驅使我們建立一種超越工作時間或『艾森豪矩陣Eisenhower Matrix)』定義的回應文化。一些理由似乎很合理 — 『萬一客戶打電話來怎麼辦』、『萬一老闆需要什麼』等,當我們開始互相要求對方作出相同的回應時,問題就會變大。」

Integral Ad Science印度及亞太區人力資源總監Ralston Vaz補充指,現時越來越多企業支持員工在任何地方工作,「無論員工身在何處,都能夠更快回應和更有工作效率。」

「然而,遙距辦公不再只是回覆電郵和接聽電話,現時更包括Zoom會議,透過Asana、Google Workspace或Slack等平台實時合作,以及透過智能手機或其他設備保持聯繫。」

許多員工每天與不同時區的團隊成員合作,因此令問題變得更複雜。這些接觸點很容易令員工覺得自己已切換到永遠在線的工作體驗。 - Ralston Vaz, Director HR, Integral Ad Science印度及亞太區人力資源總監Ralston Vaz

個人而言,我有時發現自己下班後仍會回覆工作群組訊息或電郵,「以防萬一」需要加快工作進度(問我的編輯,她是第一個嘮叨我停止這樣做的人),我承認仍要努力提醒自己暫時放下工作。

好消息是,人事經理可採取措施以助結束這種影響員工的過度工作綜合症。我認為以下三點會有所幫助。

#1 設定較清晰/切合實際的規劃和期望

George指出,更好的規劃和期望管理將大有幫助。

上報和/或回應緊急事項的同時,應不斷調整「緊急」的定義,以確保所有人均以相同的方式理解其界定。 - FLSmidth亞洲區人力資源主管George Xavier

「這應該在團隊會議上作出重申,甚至質疑任何人是否有必要在週末發電郵,這些電郵是否可留待星期一才發出。」

他補充表示,這些小步驟將帶來大改變。每星期的定期溝通可確保與員工就工作量進行實際的對話,並衡量他們有否優先考慮自己的個人時間。

在我的團隊中,我的上司在這兩方面都做得很出色 — 設定較清晰/切合實際的期望,並確保我們按時結束工作,這在大部分時間都行之有效。

George表示其「自我提升過程正在進行中。」「首先,我減少拿起電話查看電郵的次數,並儘量避免在非辦公時間和週末給團隊成員發電郵。我一定要表揚我的太太堅持做到這一點。:)」

#2 樹立榜樣

無論是通過工作規範還是行為,人事經理都是員工的榜樣。因此,如果您在下班後給員工發電郵,他們會覺得即使在凌晨也有義務回覆您。如果您在週末發電郵和日曆邀請,他們會感到壓力,覺得需要即時確認,以免被視為「不回應」。

老實說,現今職場講求靈活彈性,員工現時可在最適合的「任何時候」和「任何地點」工作,例如晚上哄孩子睡覺之後,要在這種環境下樹立榜樣並不容易,。

話雖如此,但解決方法未必一定非黑即白。作為榜樣,明確了解自己和團隊的立場,員工應遵守的規範,以及他們在機制下可獲得的自由度。提醒員工勇於表達意見,並掌握自己的日程安排,如果有什麼行不通,鼓勵他們與您溝通。

我從我的上司身上學到的一個專業心得是,如果她碰巧在下班後發電郵或在群組通訊中發訊息,她總會明確表示在下一個工作日之前無需急於回覆。

另一個好主意來自一位澳洲的首席人力資源總監,他在電郵簽署上註明:「請注意:我們的靈活工作政策意味著一些電郵可能會在不合適的時間發送給您。如果發生這種情況,請留意沒有必要立即回覆。」

#3 建立靈活文化

管理層永遠在線的文化會使員工整晚盯著手機,反之亦然。在管理層的推動下,支持並致力提升員工健康的文化會在這方面取得更好的成果。

Vaz強調:「當公司為員工提供工作所需的技術和靈活性時,我們可共同營造一個健康的工作環境。重要的是,這確實需要管理層的支持,永遠在線的工作文化既不理想也不受歡迎。」

為實現這個目標,IAS推行「無會議」日,鼓勵員工遠離Zoom或電話,將時間用於創意思考、規劃或其他工作項目。此外亦有一些常規計劃,例如「夏季星期五」,員工可在6月至9月的每個星期五提前數小時下班,並花時間參加戶外活動。

雖然有企業會提供積極的支持,但如果您的企業將過度工作的文化視作正常,有時也是無能為力,但不要因此而失去動力或影響您領導團隊的方式。雖然您無法改變公司文化,但作為人事經理,您所做的每一件事都很重要。您仍可在團隊的個人層面上實施最佳實踐,因為最重要的是他們可以依賴您正確地領導他們。

畢竟,並非每個人都必須走相同的路才能實現最終目標。相反,採取最適合您團隊的方式才能為取得成果鋪路。


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圖片來源/123RF