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高嘉力律師事務所註冊外地律師Matthew Durham撰文

本文首載於Human Resources Hong Kong網站。

新冠疫情為各行各業帶來嚴重不確定性和重創,最新報告顯示,本港失業率升至7%,創17年來新高。面對這些可能持續的挑戰,僱主必須迅速採取行動,採取可替代的工作架構以減輕財政壓力。

合約變更
僱主已採取各種措施以節省營運成本和減輕財政壓力,包括削減工資和福利、減少或更改工作時數或工作日數、以及要求僱員放無薪假。

更改這些僱員條款將構成合約變更,並需獲得僱員的同意,除非僱傭合約清晰列明單方面更改特定條款的權利。

實際上,僱傭合約上很少會看到容許單方面更改工資或工時的條款。因此,僱主必須與受影響僱員進行溝通,取得僱員對相關變更的同意,並以書面形式記錄在案,否則可能會導致構定解僱的情況。

與受影響僱員進行溝通很重要,並且應保持清晰和一致。僱主在選擇受影響僱員時,不得包含任何歧視性理由。

僱主可向僱員解釋相關更改屬暫時性,並且對穩定和維持業務有必要。此外,此類措施或有助減少裁員、遣散或其他更激進結果的可能性,從而說服僱員接受相關削減。

裁員
在嚴重的情況下,僱主可能要被迫裁員。根據情況,僱員完全或主要基於下列情況而被解僱,將被視為因裁員而遭解僱:

  • 僱主結束營業;
  • 僱主停止經營僱員受僱工作場所從事的業務;
  • 僱主對僱員所擔任的工作,或對僱員在其受僱地點所擔任的工作需求量縮減或已告停止。

儘管沒有監管裁員的法定框架,但僱主必須避免因歧視性理由和其他理由進行裁員,否則將被視為非法解僱。僱主必須給予所需的通知期(或代通知金),以及向根據連續性合約受僱不少於24個月的僱員支付遣散費。

僱主亦不應忽視其他合約權利,例如工資、固定花紅和獎金,例如可能因解僱而加快授出的購股權。

內部和外部溝通同樣重要,僱主應考慮裁員可能對消費者或顧客信心的影響,以及如何在這種情況下令剩餘的員工保持士氣。

在家工作
儘管僱員並不享有在家工作的法定權利,但僱主與僱員雙方必須通過合約達成共識。事實證明,在家工作是遵守政府限制措施的必要而有效的實際回應,可減低工作場所的感染風險,並滿足僱員照顧停課子女的需求。

在家工作期間,僱主與僱員均繼續受僱傭責任所約束。相關安排引發幾點值得關注的問題。

  • 健康與安全:除普通法規定的責任外,僱主亦要承擔《職業安全及健康條例》的法定責任,為僱員提供安全的工作環境。這項責任可延伸至在家工作,違反相關責任可能構成罪行。根據《僱員補償條例》,僱主可能要對僱員因工及在僱用期間遭遇意外以致身體受傷承擔責任。鑑於監控在家工作存在實際困難,僱主應檢視其現有保險政策的涵蓋範圍,考慮要求僱員作出承諾確保其在家安全,提供最佳工作實踐提醒,並向僱員的聯繫人給予緊急通知。
  • 保密和資料保護:在家工作安排,加上科技應用不斷增加,增加洩密和侵犯私隱的風險。僱主應提醒僱員留意其責任,包括採取切實可行的措施來防止個人資料在未經授權的情況下被查閱、處理、使用、喪失或刪除。僱員在家工作時,應安排專門用作進行與工作相關通訊的空間,並應盡可能使用公司提供的設備,以及確保互聯網連接安全。
  • 績效管理:在家工作期間,僱主應與僱員保持定期聯繫、匯報和反饋,包括進行工作評估和檢視。如有任何紀律問題,應根據適用的程序盡可能進行調查。但僱主應考慮給予僱員一定程度的靈活性,以減輕僱員的實際壓力,例如應付子女在家學習,並為有需要的僱員提供支援。

僱主手冊和政策
這些文件為僱傭關係許多方面提供重要資料和指引。僱主應因應瞬息萬變的新冠疫情環境,檢視和更新其政策,並就在家工作等安排制定明確的規定。在大多數情況下,更新政策相對容易,只要不將其視為僱傭合約的條款便可。

海外工作
受旅遊和其他限制措施影響,僱員或會要求在香港以外地方遙距辦公。僱主同意相關安排前,應考慮僱員是否有權在該地點工作,以及相關安排會對公司或個人產生的任何稅務影響。

新冠疫苗接種 
香港政府已展開涵蓋全港市民的新冠疫苗接種計劃,被視為是朝著逐步回復正常生活所邁出的重要一步,也是僱主保護其僱員、工作場所和業務的一個方法。但多項報告顯示,很多市民抗拒接種疫苗。

這是一個敏感議題。僱主沒有明確和絕對的權利堅持要求僱員接種疫苗。僱主可鼓勵僱員接種疫苗,並宣傳這樣做的好處,但必須顧及僱員的個人意願,不要試圖強迫僱員這樣做。