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Gall Hong Kong註冊外國律師Matthew Durham和法律分析師Kritika Sethia共同撰寫

新冠疫情為企業帶來許多挑戰。持續的嚴厲旅遊限制措施,以及其他不確定因素,導致許多僱員不願休假,造成大量假期累積的問題。

這個問題為企業帶來潛在的風險。如果所有僱員都延長休假或在疫情緩和後頻繁地清假,可能會對生產力造成影響。同樣地,如果大量僱員在特定時間或高峰期休假,則可能會削弱企業的風險管理能力。

因此,僱主需要考慮如何在不侵犯僱員權利的情況下避免風險和假期「堵塞」,尤其在必要的情況下,僱主可否要求僱員休假或取消年假?

香港有兩類年假:

  • 法定年假

《僱傭條例》規定僱主須給予僱員法定年假。僱員受僱滿一年,便可於受僱第二年享有7天有薪年假,有薪年假日數按僱員受僱年資逐年遞增至最高14天。

  • 合約年假

許多僱主向僱員提供多於法定年假最低標準的年假日數,通常稱之為合約年假,並受僱傭合約的具體條款(包括公司年假政策[如有])所約束。但如果僱傭合約沒有明確區分合約年假與法定年假,則合約年假很可能會按照《僱傭條例》的規定進行處理。

僱主可以要求僱員休年假嗎?

在法定年假方面,僱主可在假期開始的14天前以書面通知僱員年假的日期;如雙方同意,可以較短時間通知。但僱主不能在法定年假累積的那一年作出這樣的指令,因此這項權利可有助管理和清算2020年累積的年假,但要到明年才適用於2021年的年假。

至於合約年假方面,僱主可根據合約條款要求僱員休假,並根據特定條款決定僱員的休假日期和方式。

但如果沒有明確的條款,企業應避免單方面指令僱員休假。如果法定年假與合約年假沒有明確區分,僱主仍可按照《僱傭條例》規定在假期開始的14天前以書面通知僱員年假的日期。

僱主可以取消未使用的年假嗎?

法定年假是不能取消的。未使用的法定年假必須順延至下一年,或在個別受限制的情況下,可以以工資代替年假,但這個選擇成本很高。

但在(明確區分的)合約年假方面,僱主可自由根據合約相關條款進行處理,例如就合約年假累積日數設定上限或訂明不能順延至下一年、以及在特定情況下有權取消未使用的合約年假。

策略和做法

年假是僱員享有的重要權利,因此僱主在考慮對策時,必須以嚴謹和警惕的態度處理年假「積壓」的問題。

首先,僱主應清晰了解僱員的情況:審視僱傭合約和公司休假政策,清晰訂明僱員可享有多少年假,以及特定權利和條款是否適用於合約年假;更新並檢查人力資源記錄以計算累積的年假日數,這樣對制定最佳做法和維持僱員的信任至關重要。

要避免不信任和糾紛,關鍵在於與僱員保持清晰的溝通和一致的做法。年假的基本目的之一,以及設定法定年假最低標準的主要目的,是要促進和維持僱員的身心健康,並讓僱員有時間陪伴家人和發展興趣,而且在一年期間可以定期休息。

與僱員就休假和清假進行溝通時,可傳達這些核心訊息。即使僱主最終不能指令僱員休假(取決於年假類別和適用條款),但仍可鼓勵僱員這樣做。此外,如果僱主有權取消未使用的合約年假,公司應定期向僱員作出提醒,這可能會推動他們休假和提前進行規劃。

本文首戴於Human Resources Hong Kong網站