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Cook Medical的香港和泰國辦事處完全符合卓越辦公室環境的十大元素,因而獲得WELL建築標準銀級認證。該公司目前正擴充其新加坡辦事處,同樣以達到全部標準為目標。Cook Medical副總裁兼亞太區總監Jean-Marc Creissel向希望創新、並為每個人創造理想辦公環境的企業提供實證建議。

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過去一年,新冠疫情幾乎在各方面顛覆我們的生活,許多人不得不適應「新常態」,並克服意料之外的挑戰,尤其在工作方面。過去一年驅使整個亞太區的商界領袖進行反思,許多領袖現正反思從強制遙距辦公實驗中學到的寶貴經驗。事實上,僱主現時面臨新的挑戰:如何打造適合後新冠疫情時代的辦公空間?當中有很多方面需要考慮。

經過多月的遙距辦公,Cook Medical正為亞洲各地員工重返辦公室作準備,當中要考慮多方面,尤其是員工經過長時間在家工作所帶來的影響。員工養成了哪些新習慣?需要重新建立哪些界線?

如何將在家工作帶來的正面影響融入辦公室空間?當中有哪些挑戰 — 甚至疲勞?有什麼需要糾正?

面對諸多新問題,獲頒香港「商界展關懷」標誌的Cook Medical顧及所有員工的需求,率先探索2021年的新工作模式,以打造促進合作而又安全的辦公空間。

Cook Medical的香港和泰國辦事處完全符合卓越辦公室環境的十大元素,因而獲得WELL建築標準銀級認證。該公司目前正擴充其新加坡辦事處,同樣以達到全部標準為目標。Cook Medical向希望創新、並為每個人創造理想辦公環境的企業提供實證建議。

首先要解決空間的問題。亞太區的住屋環境向以面積狹小見稱,因此並非理想的辦公環境,尤其對千禧一代而言。許多千禧一代最近透露,他們負擔不起有利在家工作的住宿空間和設施

隨著整個地區的員工重返辦公室,許多人很高興能夠回到空間較大、擁有充足光線和現代設施、有利促進團隊合作、社區和聯繫的靈活開放工作環境。

領袖該如何為新工作環境制定藍圖?如何抓緊機會因應員工的需求重新設計辦公室?

首先要建立同時適合獨立工作和合作的工作空間,讓所有員工可以並肩工作並舉行會議。

真正想推動創新和合作的企業,可考慮設置可轉換成開放空間或教室式設置的會議空間。另一項創新包括將辦公室分成兩部分,前半部分的辦公室設有聚會空間和茶水間,後半部分則是一般辦公空間,並設有額外會議室和討論室。

隨著我們邁向後新冠疫情工作環境,空間將比以往更重要。

現在的問題是:疫情過後,僱主如何為員工打造能夠提供安全健康設施和活動的辦公空間?

首先要在同一屋簷下提供各種服務。企業現時有機會令員工的生活變得更輕鬆,並方便員工在辦公室進行工作以外的活動。企業可考慮將辦公室變成為同事提供辦公室活動的一站式商店,例如瑜伽、按摩服務、提供遊戲的休息室、本地訓練員、甚至廚師,讓員工可以避免在午飯繁忙時間排隊用膳。

善用辦公室空間的另一方法是考慮設立休息區讓員工恢復精神,或優化私人空間,並為員工設立學習專區,以提高員工的教育水平。

當然,每項健康活動都要嚴格保持衛生和安全,經常深度清潔辦公室,並為每項活動設定人數上限。

如果企業熱衷於建立合作空間,那麼第一步是與員工一起構思空間設計。領袖可透過一系列調查了解辦公室環境與員工需求之間的差異,藉此表明他們致力於滿足團隊的需求

以年輕父母為例,經過一年在家工作,他們現時可能是首次離開自己的初生或年幼子女,因此,日後可能會有越來越多員工要求公司提供護理站和日托設施。

此外,要致力提高員工參與度的話,不應忽視有障礙的員工。許多程式可以幫助視力不佳的員工,例如能夠配合室內燈光的電腦系統flux;提醒員工休息和鬆弛的應用程式Time Out;或者屏幕調光實用程式Pangobright。

辦公室功能一度被忽視,因此重新設計和調整辦公空間時,必須積極改善員工生活,以提高員工工作效率。

正如Cook Medical的新加坡新辦公室一樣,解決上述許多需求的一種方法是將所有東西放在同一屋簷下,並開放給所有員工使用。設計這樣的辦公室時,提供開放空間、教室式設置、健康活動專區、通話室、以及用作休息或哺乳的私人房間等功能,有機會使辦公室成為一個具有無限潛力的生態系統。

微小的事物都要考慮在內,不要忽略任何東西。其中一個細微但重要的轉變例子是可調校高度的工作台,這樣員工便可選擇站立或坐著工作。

新的工作空間設計具有無限可能性。現代辦公室的成功關鍵在於聽取員工的反饋,了解他們對相關空間的需求。

要設計一個能夠同時滿足當前員工和未來員工需求的空間,企業必須具有遠見。僱主與員工之間的合作十分重要,這樣才能建立一個對所有參與者都有利的工作環境。

相片由Cook Medical提供[圖為作者Jean-Marc Criessel]